โรงแรมสุขสบาย

บทนำ

ประวัติโรงแรม

โรงแรมสุขสบายตั้งอยู่ในจังหวัดประจวบคีรีขันธ์เป็นโรงแรมที่ให้บริการในด้านการพักผ่อนรวมถึงให้บริการด้านอาหารที่อร่อยถูกหลักอนามัย

วัตถุประสงค์ของบริษัท

1. สร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าให้ได้มากที่สุด

2. เพื่อเพิ่มผลกำไรให้แก่บริษัทได้มากที่สุด

3. เพื่อลดความซ้ำซ้อนในการทำงาน

4. เพื่อพัฒนาศักยภาพของพนักงานในบริษัท

5. เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการบริการแก่ลูกค้า

6. เพื่อมาตรฐานในการบริการให้ได้ประสิทธิภาพ

เป้าหมายของบริษัท

1. เพิ่มผลกำไรให้ได้มากที่สุด

2. เพื่อเพิ่มมาตรฐานของบริษัทให้ก้าวนำคู่แข่งทางการตลาด

นโยบายบริษัท

1. นำเสนอการบริการที่มีคุณภาพต่อลูกค้า

2. ให้สมาชิกซึ่งเป็นหุ้นส่วนทางธุรกิจได้รับผลตอบแทนที่คุ้มค่า และยุติธรรม

3. ดูแลพนักงานทุกคนด้วยความเอาใจใส่เป็นครอบครัวเดียวกัน

4. ตอบแทนสังคมไทยด้วยความสำนึกรับผิดชอบ

5. ขยายธุรกิจระบบเครือข่ายไปต่างประเทศ

นโยบายด้านคุณภาพ

โรงแรม สุขสบายมีการจัดหลักสูตรอบรม และการบริการที่ดีแก่พนักงาน เพื่อ ส่งเสริมประสิทธิภาพของโรงแรม

วิสัยทัศน์

"พัฒนาการบริการให้ดี เพื่อสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้าได้มากที่สุดและให้ลูกค้ากลับมาใช้บริการอีกครั้ง"

พันธกิจ

1. คิดค้นวิธีการใหม่ๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการบริการให้มากที่สุด

2. ส่งเสริมองค์กรของสมาชิกภายในโรงแรมให้ได้รับความรู้ความเข้าใจ ในการบริการและการสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้า

3. สร้างขวัญและกำลังใจให้พนักงาน ตระหนักถึงหน้าที่ความรับผิดชอบที่มีต่อโรงแรม

โครงสร้างโรงแรม

โครงสร้างของโรงแรม

หลักการและเหตุผล

เนื่องจากปัจจุบันการท่องเที่ยวในประเทศไทย เป็นที่นิยมของนักท่องเที่ยวทั้งชาวไทยและชาวต่างชาติ ซึ่งปัจจุบันสถานที่ท่องเที่ยวในประเทศไทยมีมากมาย ไม่ว่าจะเป็นการท่องเที่ยวทางน้า ทางจราจร ตามเทศกาลต่างๆ หรือแม้กระทั่งการท่องเที่ยวตามฤดูกาล ล้วนเป็นการท่องเที่ยวที่น่าสนใจ เป็นแหล่งดึงดูดให้นักท่องเที่ยวชาวไทยและชาวต่างชาติ เข้ามาเที่ยวในประเทศไทยมากขึ้น ซึ่งจะส่งผลให้เศรษฐกิจในประเทศดีไปด้วย นอกจากนี้แล้วสิ่งสำคัญอีกประการหนึ่งที่มาพร้อมกับการท่องเที่ยวคือ เรื่องของสถานที่พักอาศัยที่เปิดให้บริการแก่นักท่องเที่ยวไม่ว่าจะเป็น โรงแรม รีสอร์ท บ้านพักต่างอากาศ บังกะโล หรือเต็นท์พักอาศัย เป็นการบริการที่พักแก่นักท่องเที่ยวตามสถานที่ท่องเที่ยวต่างๆเพื่ออานวยความสะดวก ในบางครั้งการทางานของสถานที่พักก็มีปัญหาในเวลาที่มีนักท่องเที่ยวเข้ามาพักในเวลาเดียวกันจำนวนมาก เพราะการทางานในด้านการจองห้องพักยังไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร

ปัญหาที่พบในการทำงาน

การทำงานในด้านการจองห้องพักที่ไม่มีประสิทธิภาพนั้น ทำให้เกิดปัญหาหลายๆอย่างเนื่องจาก

1.การทำงานของผู้ให้บริการสถานที่พักอาศัย ยังเป็นการทำงานระบบเอกสารที่ยุ่งยากต่อการจัดเก็บข้อมูลและยากต่อการตรวจสอบข้อมูล

2.ในการทางาน และอาจเกิดปัญหาเนื่องจากการทำงานด้านการจองห้องพักต้องใช้พนักงานในการทำงานหลายคน พนักงานอาจทางานผิดพลาดเพราะความวุ่นวายของการเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้อง หรือการทางานยังเป็นระบบการทางานแบบเดิมที่ไม่ทันสมัยใช้กับระบบปฏิบัติการวินโดว์รุ่นเก่าๆที่มีความสามารถในการทางานยังไม่ดีพอและไม่เสถียร

3.การบันทึกข้อมูลและการตรวจสอบข้อมูลที่บันทึกได้ยาก อาทิเช่น การตรวจสอบจำนวนห้องพักที่เหลือ

4.ข้อมูลการเข้าพักในแต่ละวัน ทำให้เกิดความล้าช้าหรืออาจผิดพลาดได้

วิธีการดำเนินการ

- ค้นหาและเลือกสรรโครงการ
- จัดตั้งและวางแผนโครงการ
- วิเคราะห์ระบบ
- ออกแบบเชิงตรรกะ
- ออกแบบเชิงกายภาพ
- พัฒนาและติดตั้งระบบ
- ซ่อมบำรุงระบบ

ขั้นที่ 1

ค้นหาและเลือกสรรโครงการ

(Project Identification and Selection)

1 1. การค้นหาโครงการที่ต้องการพัฒนา

2. การจำแนกและจัดกลุ่มโครงการ

ระบบการจองห้องพัก (

ซึ่งระบบนี้จะทำหน้าที่รับจองห้องพัก หรือ สำรองห้องพัก ของ โปรแกรมบริหารงานโรงแรม โดยสามารถจองได้ทั้งแบบ Individual หรือ จองห้องพักแบบกลุ่ม (Group) เมื่อมีการจองสามารถระบุได้ว่าผู้จองทำการจองห้องพักวันไหน, จองกี่คืน, ราคาเท่าไหร่, ใครเป็นผู้รับจอง และ สามารถตรวจสอบห้องว่างได้ นอกจากนี้การจองยังรองรับการชำระ เงิน ล่วงหน้าได้ ซึ่งการจองจะไม่ระบุหมายเลขห้องพัก แต่ จะระบุประเภทห้องพักที่ต้องการ และ สามารถจองได้พร้อมๆกันได้หลายห้อง

ระบบสต็อกสินค้า ( Inventory system)

สำหรับระบบสต๊อกสินค้าใน โปรแกรมบริหารงานโรงแรม จะแบ่งเป็น 2 ส่วนคือ สต็อกห้องพัก และ สต็อกกลาง โดยสามารถเชื่อมโยงข้อมูลการขายห้องพักได้ อีกทั้งมีระบบการเบิกสินค้าจากสต็อกกลางไปยังสต็อกภายในห้องพัก รวมทั้งสินค้าที่เป็น Complementary โดยการตั้งรหัสสินค้าสามารถเพิ่มรูปภาพ, แตกหน่วยสินค้า, เพิ่มคลังสินค้าตามห้องพักได้ อีกทั้งรองรับระบบการคิดต้นทุนสินค้า แบบ ต้นทุนมาตรฐาน และ แบบ ต้นทุนเฉลี่ย หรือ ไม่คิดต้นทุน และ สามารถเลือกได้ว่าจะให้มีการตัดสต็อกหรือไม่

ระบบการจัดซื้อสินค้า และ เบิกสินค้า ( Buy system )
ซึ่งระบบนี้จะทำหน้าที่ในการจัดซื้อ สินค้าเพื่อนำรายการสินค้านั้นเข้าไปสู่ระบบ สต็อกสินค้า และ สรุปรายงานต่างๆ เกี่ยวกับการจัดซื้อ ไม่ว่าจะเป็นรายงานการจัดซื้อ ประจำวัน , เดือน , ปี , ตามรหัสสินค้า หรือ ตามชนิดการชำระเงิน เป็นต้น โดยระบบการการเบิกสินค้า สามารถที่จะตั้งรหัสการเบิกได้เอง เช่น เบิกใช้ , เบิกทิ้ง เป็นต้น โดยการการเบิกสินค้าจะมีการตัดสินค้าออกจากคลังสินค้า และ สรุปรายงานการเบิกสินค้าแบบต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นรายงานการเบิกสินค้า ประจำวัน , เดือน , ปี , ตามรหัสสินค้าหรือ ตามผู้เบิก เป็นต้น

ระบบงานบริการ ( Service system)
ระบบนี้จะเป็นระบบที่ใช้สำหรับงานบริการทางด้านต่างๆ เช่น ระบบการทำความสะอาดห้องพัก (House Keeping), ระบบการซ่อมบำรุงห้องพัก, ระบบแจ้งเตือนผู้เข้าพัก Guest Message และ ระบบการฝากข้อความระหว่างพนักงาน

3.การเลือกโครงการที่เหมาะสม

จากข้อมูลการแสดงประสิทธิภาพในการทำงานของแต่ละระบบ ตามวัตถุประสงค์ของบริษัท พบว่าโครงการจองห้องพักโรงแรมตรงตามวัตถุประสงค์ขององค์กรมากที่สุด

ทีมงานผู้รับผิดชอบ

ทีมงานผู้รับผิชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือบุคคลดังต่อไปนี้
1. นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนการเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
2. โปรแกรมเมอร์ ได้แก่ เจ้าหน้าที่ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบ (Prototype) เพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับ (Feedback) จากผู้ใช้ระบบ

_________________________________________________________________________________

ขั้นตอนที่ 2

เริ่มต้นและวางแผนโครงการ

(Project initiating and planning)

1.การเริ่มต้นโครงการ

วัตถุประสงค์

1. เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

2. เพื่อสะดวกในการจัดเก็บข้อมูลการเข้าพัก

3. เพื่อคำนวณค่าบริการและออกใบเสร็จค่าบริการ

เป้าหมาย

- เชิงคุณภาพ

ระบบการจองห้องพักโรงแรม สามารถนาไปใช้งานได้จริง

- เชิงปริมาณ

1. ระบบสารสนเทศเรื่องการพัฒนาระบบการจองห้องพักโรงแรม

2. คู่มือระบบการใช้งานระบบการพัฒนาการจองห้องพักโรงแรม

2.การเสนอแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งาน

จัดตั้งทีมงานแล้วทีมงานจะต้องศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อนำเสนอทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งาน โดยมีวัตถุประสงค์ การวิเคราะห์แนวทางเลือกที่เหมาะสม รวมทั้งต้นทุนของแต่ละแนวทางเลือก เพื่อประกอบการตัดสินใจวิธีการเสนอแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งาน

1. ค้นหาและสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้

2. เลือกทางเลือกที่ดีที่สุด

ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน

ระยะเวลาในการดำเนินงานการวิเคราะห์ระบบของโรงแรม ที่ต้องการนำระบบมาใช้ในการทำงานในส่วนของระบบจองห้องพักโรงแรมความสะดวกในส่วนของการ ซึ่งก่อนที่จะได้เริ่มทำงานนั้นเราจะต้องใช้ระยะเวลาในการศึกษาถึงขั้นตอนต่าง ๆ เป็นระยะเวลาประมาณ 5 เดือน คือ เริ่มตั้งแต่เดือนมกราคม ถึง พฤษภาคม 2555 ซึ่งสามารถแสดงรายละเอียดการดำเนินงานได้ดังนี้

_______________________________________________________________

ขั้นตอนที่ 3

วิเคราะห์ระบบ

(System Analysis)

1.กำหนดความต้องการของระบบ

เมื่อโครงการพัฒนาระบบการจองห้องพักโรงแรม ได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา ดั้งนั้นจึงเริ่มต้นด้วยความการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้ ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถาม (Questionnaire)

แบบสอบถาม

การวิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่ (แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ)

จากการวิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่ที่รวบรวมได้จากแบบสอบถาม โดยสามารถจำลองได้ด้วยแผนภาพกระแสข้อมูล(Data Flow Diagram) ดังนี้

รูปภาพแสดง Context Diagram Level 0

จาก Context Diagram ของระบบการจองห้องพักโรงแรม Process จะใช้แทนการทำงานทุกขั้นตอนของระบบนี้ โดย External Agents ที่เกี่ยวกับระบบการจองห้องพักโรงแรม ได้แก่ ลูกค้า พนักงาน ผู้จัดการ แผนกการเงิน ซึ่งมีข้อมูลรับเข้าและส่งออกระหว่าง External Agents ดังกล่าวในระบบ ทำให้ทราบว่าระบบการจองห้องพักโรงแรม สามารถทำอะไรได้บ้างและเกี่ยวข้องกับใครบ้าง สามารถอธิบายมีข้อมูลเข้าออกอะไรบ้าง ของระบบ ดังนี้

1. ลูกค้า

- ส่งข้อมูลลูกค้า และข้อมูลการสั่งจองห้องเข้าสู่ระบบ

- ภายในมีระบบขั้นตอนการทำงาน ในการจัดการการจองห้องพักจึงสามารถแสดงสัญญาการเข้าพัก ใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้าได้

2. พนักงาน

- เมื่อได้รับข้อมูลลูกค้าและการสั่งจองห้องพักของลูกค้า พนักงานจะส่งข้อมูลการจองห้องพักไปตรวจสอบห้องพัก

- เมื่อระบบทำงานเรียบร้อยแล้วจะแจ้งการรายงานสถานะของห้องพักและรายงานข้อมูลการจองให้กับพนักงาน

3 3. ผู้จัดการ

- เมื่อผู้จัดการต้องการทราบหรือแก้ไขข้อมูลต่างๆ จะส่งข้อมูลการพิมพ์รายงานเข้าสู่ระบบ

- เมื่อระบบทำการประมวลผลเสร็จเรียบร้อยแล้วจะส่งข้อมูลที่ผ่านการปรับปรุงเรียบร้อยแล้วและรายงานต่างๆ ให้กับผู้จัดการ

4. แผนกการเงิน

- เมื่อแผนกการเงินต้องการทราบรายได้ ค่าใช่จ่ายและเรียกดูข้อมูลลูกค้าที่มาเข้าพัก แผนกการเงินจะส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบ

- เมื่อระบบประมวลผลข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้วจะส่งรานงานบันทึกค่าใช้จ่าย สรุปรายได้และรายละเอียดเกี่ยวกับลูกค้าที่มาเข้าพักให้กับแผนกการเงิน